Strumenti per la collaborazione e per iniziare le memorie di massa online

Un fattore molto importante è quello di archiviare i file online come se avessimo un hard disk collegato in rete, ed oltre ad archiviare i file devono consentire l’accesso ai documenti su ogni richiesta.

Inoltre ogni servizio cloud mette a disposizione piani free e piani a pagamento la cui differenza risale alle limitazioni delle risorse come:

– numero di collaboratori limitato;

– limitazione nello spazio di archiviazione;

– limiti di tempo legati all’archiviazione dei file.

Ora inizieremo adoperando Google drive in modo da poter comprendere meglio il funzionamento dell’archiviazione.

Prima dobbiamo accedere al nostro account (fig. 01), in alternativa se non abbiamo un account Google basterà crearlo.

Appena entrati nel pannello amministrativo noteremo subito il pulsante Nuovo (fig. 02), qui avremo la possibilità di inserire un file/documento, infatti si aprirà di conseguenza una finestra  che ci consentirà di navigare all’interno del nostro PC per individuare il file.

Adoperando il browser Google chrome potremo caricare intere cartelle, al contrario se adoperiamo un browser diverso allora potremo caricare solo un file per volta.

Quando carichiamo un file potremo archiviarlo direttamente nella root principale del cloud oppure decidere anche di creare una cartella di archiviazione (fig. 02).

Invece se desideriamo rimuovere il file basterà selezionare quello di interesse ed aprire il menù contestuale mediante il pulsante destro del mouse e selezionare la voce Rimuovi (fig. 03).

Office automation

Google non offre solo la possibilità di poter archiviare i file ma consente anche la creazione e la modifica di questi senza dover adoperare ulteriori applicazioni.

Quindi potremo adoperare Google docs (fig. 04) ed offre:

– editor di testo per la scrittura o modifica di file testuali;

– spreedsheet per la gestione di fogli di calcolo, funzioni e grafici;

– infine editor di presentazioni multimediali per la creazione e modifica di slide.

Questo però non offre una comunicazione istantanea con ulteriori periferiche per poter caricare immagini, per esempio lo scanner, in questo caso dovremo installare componenti aggiuntivi, invece al contrario offre una facile comunicazione e scambio di file con i collaboratori.

Condivisione

Un cloud offre anche la possibilità di poter condividere un file con altri anche se questi non sono collaboratori, infatti basterà selezionare il file e cliccare con il pulsante destro del mouse aprendo il relativo menù rapido, al suo interno troveremo la voce Condividi (fig. 05).

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Qui potremo optare per diverse scelte:

– aggiungere collaboratori;

– abilitare o meno l’invito tramite mail;

– impostare i criteri di accesso per ogni invitato;

– definire chi è il proprietario del documento.

Mentre la voce Cambia (fig. 06) consente di poter modificare le politiche di accesso al documento impostandolo su:

– chiunque su internet mediante la voce Pubblica;

– chiunque riceve il link attraverso il circuito di invitati;

– infine Persone specifiche, cioè coloro che sono incluse in una lista precisa e possessori di un account Google.

Inoltre potremo anche rimuovere un collaboratore dalla condivisione mediante la voce Impostazioni di condivisione (fig. 07) e cliccando sulla relativa X alla destra del nome, se invece vogliamo che nessuno possa condividere il nostro link allora basterà cliccare sulla voce Cambia in modo da rendere il file privato.

Controlla le versioni di un file

Ogni servizio cloud è gestito da un software che si occupa della versione, importante ai fini o rischi relativi alle modifiche apportate da più persone sul medesimo file come l’annullamento delle modifiche o la sovrascrittura accidentale di file più aggiornati.

Quindi possiamo partire da un file di base chiedendo al gruppo di collaboratori di apportare eventuali modifiche, poi il proprietario del documento potrà decidere se accettarle o meno.

Se vogliamo accedere alle versioni precedenti del file basterà cliccare sulla voce Gestisci versioni (fig. 08) presente all’interno del menù rapido attivabile mediante il pulsante destro del mouse dopo aver selezionato il file.

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Calendari online

Lo strumento perfetto per la creazione di un calendario online è Google calendar (fig. 09), qui noi potremo visualizzare i nostri calendari cliccando semplicemente sulla voce I miei calendari e dopo aver individuato quello giusto basterà cliccare sul pulsante con i tre pallini per attivare il menù contestuale dove selezionare la voce Impostazioni e condivisione (fig. 10).

Una volta dentro potremo definire tutti i dettagli della condivisione come:

– chi può accedere al calendario;

– definire le politiche di accesso per la condivisione singola o multipla, ecc.

All’interno del calendario potremo anche creare un evento mediante il pulsante Crea (fig. 11) inserendo:

– titolo;

– data e ora di inizio e termine;

– invitati;

– luogo;

– relativa descrizione.

Se tale evento dovrà ripetersi allora potremo anche attivare questa opzione all’interno della scheda Promemoria, se invece l’evento non dovrà più svolgersi allora bisognerà eliminarlo selezionandolo e cliccando il pulsante CANC da tastiera, oppure basterà cliccare una sola volta sull’evento e si aprirà una finestra, al suo interno sarà visibile l’icona del cestino, o infine cliccando il pulsante destro del mouse sopra l’evento, così si attiverà il menù rapido e al suo interno potremo selezionare la voce Elimina (fig. 12 e 13).

All’interno del calendario sarà possibile anche inviare richieste di inviti ad amici e collaboratori mediante la finestra di modifica di un evento e una volta aperta troveremo sulla destra un piccolo modulo per l’aggiunta degli invitati all’evento (fig. 14).

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Social media

I media sociali sono strumenti che oggi sono parte integrante della nostra quotidianità ed il loro numero sembra essere sempre più crescente e tra questi ricordiamo Facebook, Twitter, Instagramm, ecc.

Inoltre esistono diverse tipologie di siti social come:

– social network, siti che mettono in comunicazione i diversi utenti nella rete sia da un punto di vista professionale/aziendale che personale/privato;

– wiki, strumenti per condividere la conoscenza mediante argomenti condivisi e gestiti dagli utenti;

– strumenti di discussione, questi strumenti consentono di poter inoltrare domande ed ottenere risposte su temi vari;

– blog, questo principalmente è un sito web gestito da uno o anche più autori in certi casi che pubblicano articoli/post con cadenza più o meno regolare;

– microblog, già dal termine stesso si intende dei post simili a quelli dei blog ma con una lunghezza di testo molto limitata, un esempio può essere Twitter;

– file sharing, google drive è un tipico esempio di file sharing, cioè gli utenti registrati possono condividere i documenti e file caricati in rete. Questi possono essere anche a tema come nel caso di Flickr che consente la condivisione di materiale fotografico e immagini.

I social network

Le applicazioni social prevedono delle impostazioni sulla privacy personalizzabili, in questo modo possiamo decidere chi può e chi non può accedere ai nostri contenuti in modo da poter controllare anche i commenti di altri utenti, per esempio su Facebook questo è possibile mediante il pulsante Impostazioni>Privacy (fig. 15).

Lo scopo di un canale social è quello di entrare in contatto con altri utenti e in questo può aiutarci la barra di ricerca, infatti digitando anche solo le iniziale del nome utente si aprirà il menù a tendina che mostrerà tutti i i risultati correlati (fig. 16), di conseguenza potremo inoltrare la nostra richiesta d’amicizia.

Se invece desideriamo rimuovere un’amicizia basterà recarsi sulla voce Amici spostarsi sul profilo desiderato e andare sulla voce Amici, qui si aprirà in popup una finestra dove apparirà anche la voce Rimuovi dagli Amici (fig. 17).

Oltre a gestire le relazioni con altri utenti in rete un canale social (Facebook nel nostro caso) permette anche di condividere link, immagini, video, audio e testi.

Dal nostro diario sarà possibile condividere un post mediante il pulsante Condividi (fig. 18), inoltre possiamo anche decidere verso chi indirizzare il post se verso tutti, con un amico, su una pagina, in un gruppo, ecc.

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Ricordiamoci inoltre che se altri pubblicano un post e il nostro nome è incluso in tale condivisione, allora questo apparirà anche sul nostro profilo/diario.

In facebook potremo anche realizzare album fotografici o raccolta di immagini e sarà possibile mediante la sezione Foto>Crea album (fig. 19).

Una volta creato la voce Album apparirà all’interno della barra del menù utile soprattutto quando creiamo più di un album fotografico/immagini (fig. 20).

Una cosa che risulta essere invece più complessa è l’eliminazione di un contenuto che non dipende tanto dalla praticità o meccanismo dell’operazione, infatti basta andare sul post di interesse e cliccare sull’icona in alto a destra dove apparirà un menù a tendina, al suo interno noteremo la voce Elimina (fig. 21), ma il problema si verifica nel momento in cui tale post è stato poi pubblicato o condiviso da altri utenti rendendolo di dominio pubblico, così come lo stesso social network o motore di ricerca che hanno politiche proprie sul backup.

Un altro strumento potente è il wiki adatto per la pubblicazione di argomenti relativi alla propagazione di conoscenza e sapere, infatti il più famoso tra tutti è Wikipedia (fig. 22).

Infatti sul sito in questione possiamo non solo pubblicare articoli ma anche modificarli cliccando sul pulsante Modifica presente nella barra del menù in alto (fig. 23), poi basterà collocare il cursore nella posizione desiderata e modificare la parte del testo cliccando infine sulla voce salva.

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Online meeting

Un grande vantaggio nelle collaborazioni online è la possibilità di poter intrattenere riunioni in rete, tra queste vi è Google Hangouts che consente fono a 10 connessioni contemporanee, inoltre consente anche di trasmettere eventi live ed il numero di partecipanti è illimitato.

Per iniziare un nuovo Hangout basta cliccare su Nuovo conversazione (fig. 24) e indicare quali persone desideriamo contattare nella riunione online, qui saranno visibili i contatti delle nostre cerchie oppure attraverso l’inserimento degli indirizzi e-mail di altri collaboratori.

Dopo aver indicato i partecipanti si aprirà l’applicazione in modalità testo consentendo l’inserimento di messaggi di testo, in alternativa possiamo anche passare alla modalità video mediante l’apposita icona (fig. 25), invece se desideriamo uscire dalla riunione basterà cliccare la relativa icona della X nella parte superiore della finestra.

Inoltre possiamo anche pianificare la riunione mediante lo strumento di Google calendar, basterà inserire un nuovo evento come visto già in precedenza e se desideriamo invitare altri alla videoconferenza basterà aggiungerli mediante il blocco posto sul lato destro della pagina (fig. 26).

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E-learning

La modalità e-learning è diventato uno strumento importante per le università offrendo la possibilità di una formazione a distanza.

In questi casi abbiamo due tipologie di ambienti per la formazione online:

– VLE virtual learning envinronment, una suite che consente la comunicazione sincrona (chat) e asincrona (forum, Q&A Question and Answer), contenuti multimediali e consente l’uso di videoconferenze e strumenti di collaborazione;

– LMS learning management system, è una piattaforma web dove è possibile strutturare i corsi e tra le piattaforme più conosciute ricordiamo Moodle.

Di solito all’interno di una piattaforma e-learning vi sono strumenti e funzionalità ricorrenti come:

– l’agenda per ricordarci gli eventi per le dirette e relativi appuntamenti;

– bacheca per le eventuali comunicazioni;

– chat per poter comunicare in tempo reale;

– storico delle valutazioni dove tutti i risultati dei test vengono memorizzati per fini statistici.

Per esempio se osserviamo il pannello di Moodle può essere personalizzato da chi lo gestisce:

– file da scaricare;

– test online;

– presentazione multimediale;

– file da scaricare;

– attestato da scaricare.

I moduli della piattaforma sono realizzati in modo dinamico e presentati all’utente come pagine HTML, di conseguenza se abbiamo dimestichezza con i moduli non avremo problemi a gestirli.

Infine non dobbiamo mettere da parte i forum e i quiz, nel primo caso un utente apre una conversazione su un argomento e gli altri utenti vi prendono parte scrivendo sul topic iniziale, invece i quiz sono organizzati ed eseguiti dopo aver completato tutti i contenuti didattici di un corso online.

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