Uso della posta elettronica

In precedenza abbiamo visto cosa è il servizio di posta elettronica con la possibilità di allegare anche file di vario tipo.

Questo servizio è molto vantaggioso inoltre è possibile controllare la propria casella anche da un altro PC, basta che questo sia collegato ad internet, ed uno dei servizi più diffusi e offerti insieme alla posta elettronica sono le web-mail, praticamente consente di utilizzare la propria casella di posta anche direttamente dal sito web del provider senza dover utilizzare un software di posta, un esempio lampante è Gmail di Google (fig. 01).

Invio dei messaggi

Una volta digitato l’indirizzo web del servizio di posta bisognerà digitare il nome utente e password nelle apposite caselle di testo (fig. 02) e cliccare poi sul pulsante Accedi.

Dopo l’accesso saremo lanciati all’interno di Gmail e questa di regola prevede un certo numero di cartelle (fig. 03) come, posta in arrivo, posta in uscita, inviata, cestino, spam, bozze.

La cartella posta in uscita non è più utilizzata ed era utile solo in passato quando la connessione era lenta per assicurarsi che il messaggio era stato inviato/inoltrato, oggi con l’ADSL e la fibra questo discorso non è più valido.

Se desideriamo aprire un messaggio basterà andare sulla cartella desiderata cliccando con il pulsante sinistro del mouse, se invece desideriamo uscire dal messaggio basterà cliccare sull’apposita icona o sulla voce Torna a posta in arrivo (fig. 04), se invece desideriamo creare un nuovo messaggio basterà andare sulla voce Scrivi in alto a sinistra della finestra.

Il messaggio deve essere scritto all’interno della finestra che si attiverà completa di tutte le caselle che adesso elencheremo:

– il campo A, qui bisognerà inserire l’e-mail del destinatario,

– campo CC (copia carbone), consente di inviare una copia per conoscenza presumendo che chi sia coinvolto lo sia come lettore passivo,

– campo Ccn (Copia Carbone Nascosta), consente di inviare copia per conoscenza della mail ad altro destinatario che non deve essere vista da altri utenti,

– campo Oggetto, consente di inserire una breve descrizione della mail, quasi come una sorta di titolo,

– Corpo del messaggio, dove sarà inserito o scritto il messaggio vero e proprio,

– Allegati, consente di inserire uno o più file in collegamento ad un messaggio,

– Bozze, praticamente un messaggio composto solo in parte e salvato momentaneamente per essere completato successivamente,

– Controllo ortografico, effettua un controllo mediante software integrato all’interno del sito,

– Invio del messaggio, cliccando sul pulsante Invia il messaggio sarà inoltrato, in alternativa se dopo il check da parte di Google risultano alcuni dati non corretti, allora sarà lanciato il messaggio di Errore,

– Imposta la priorità, anche se Gmail non consente di impostare direttamente la priorità di un messaggio in fase di invio di regola sono indicati tre tipi di priorità, alta, media e bassa.

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Ricevere un messaggio

Quando riceviamo un messaggio questo viene depositato all’interno della cartella Posta in arrivo, invece cliccando sulla voce Nuovo possiamo creare un nuovo messaggio, oppure possiamo crearlo cliccando anche sulla voce rispondi in corrispondenza della mail che ci interessa.

Se abbiamo bisogno di rispondere a più utenti allora la voce Rispondi a tutti è ciò che fa per noi, evitando così di dover scrivere ogni singola mail all’interno dei campi A o CC.

Se invece vogliamo inviare un messaggio ricevuto ad una terza persona allora basterà cliccare sulla voce Inoltra.

Se un messaggio contiene un file o documento in allegato allora apparirà all’interno del nostro messaggio un’icona a forma di graffetta, inoltre questo può essere aperto in anteprima per essere semplicemente visionato oppure può essere anche scaricato e salvato all’interno del nostro PC per essere visionato in un secondo momento.

All’interno del sistema mail non troveremo un pulsante per l’Anteprima di stampa, ma un messaggio può essere visualizzato su una finestra indipendente da tutti gli elementi della finestra Google, e qui potrà essere stampata dopo aver preso visione dell’anteprima di stampa, questo richiede il seguente procedimento,

– clicchiamo sull’icona in una nuova finestra (fig. 05),

– clicchiamo in un punto vuoto della finestra aprendo il menù rapido,

– selezioniamo la voce Stampa,

– così si aprirà la finestra contenente al suo interno l’anteprima di stampa del messaggio,

– ora possiamo procedere alla stampa.

Strumenti e impostazioni

La webmail di Google è ricca di funzionalità di conseguenza la Guida in linea (fig. 06) può risultare un aiuto fondamentale per la conoscenza di queste funzioni.

Barre degli strumenti

La gestione delle relative barre degli strumenti è affidata automaticamente a Gmail quindi non è possibile decidere come visualizzarle e si dividono in:

– barra principale (fig. 07), questa contiene le funzioni principali compreso il pulsante a forma di ingranaggio per la configurazione dell’applicazione compresa la Guida,

– barra del messaggio (fig. 08), questi compaiono quando si seleziona/apre un messaggio nella barra principale come l’eliminazione, la marcatura e il pulsante per segnarlo come spam,

– barra per la gestione degli allegati (fig. 09), compare durante la composizione di un nuovo messaggio posizionando il mouse nella parte inferiore della finestra e contiene i pulsanti per la gestione e l’inserimento dei documenti da allegare al messaggio.

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Gestione delle firme testuali

Una funzione presente all’interno dei programmi di posta elettronica è quella di inserire le firme testuali in modo da non doverla digitare ogni volta all’interno di un messaggio, per crearla basta andare sull’icona a forma di ingranaggio e cliccare sulla voce Impostazioni (Generali) > Firma (fig. 10), una volta dentro basterà inserire il testo desiderato.

Risposte automatiche

All’interno di Gmail possiamo anche impostare le risposte automatiche ai messaggi, utili quando non è possibile rispondere per un periodo di tempo, per esempio quando si è in vacanza.

Per attivarli basta andare in Impostazioni e nella scheda Generali > Risponditore automatico > Attiva risponditore automatico (fig. 11), al suo interno è possibile specificare l’oggetto del messaggio, il periodo in cui sarà attivo, primo giorno (obbligatorio) e ultimo giorno (facoltativo) e rispondere solo ad utenti presenti nei contatti o meno in modo da evitare risposte ad eventuali spam.

Riconoscere messaggi letti e non letti

All’interno di un’applicazione di posta sono presenti molti messaggi divisi in cartelle, quando uno di questi non risulta ancora letto sarà visibile in grassetto (fig. 12).

Marcare o smarcare messaggi di posta

In certi casi c’è bisogno di impostare manualmente lo stato letto/non letto dei messaggi in modo da renderlo evidente rispetto agli altri, questo metodo è definito di marcatura, inoltre Gmail consente di marcare un messaggio anche come Importante sempre all’interno del menu Altro (fig. 13), oppure di impostarlo come Speciale cliccando sulla piccola icona della Stella gialla in corrispondenza del messaggio che sarà aggiunto all’interno della cartella Speciali.

Gestione dei contatti

Ogni volta che rispondiamo ad un messaggio il destinatario sarà aggiunto automaticamente alla lista dei nostri contatti, infatti ogni volta che scriveremo un nuovo messaggio e digitiamo le iniziali dell’indirizzo all’interno dei campi A, C o CC, questi saranno individuati automaticamente, e questa è una funzione disponibile non solo all’interno di Gmail ma anche all’interno di altri account o servizi di posta.

Aggiunta di un nuovo contatto

Se desideriamo aggiungere un nuovo contatto in Gmail basterà andare sul menu in alto dell’applicazione e cliccare sulla voce Contatti > Nuovo contatto (fig. 14), qui sarà possibile inserire nome e cognome, indirizzo di posta, residenza e relativo numero di telefono, inoltre sarà possibile inserire ulteriori dati come la data di compleanno ed URL del sito web, infine basterà cliccare sulla voce Salva ora.

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Gruppi di contatti

Questo è una lista di indirizzi di posta elettronica a cui sarà possibile inoltrare lo stesso messaggio e per crearla basterà cliccare sulla voce Nuovo gruppo (fig. 15) all’interno del menu a sinistra nella finestra contatti inserendo un nome identificativo e cliccando su Ok.

Se desideriamo aggiungere ulteriori gruppi basterà cliccare sulla voce Aggiungi a gruppo all’interno della barra degli strumenti.

Organizzazione e ricerca dei messaggi

Adoperando il servizio di posta risulteranno sempre maggiori i numeri di messaggi inviati e ricevuti trovando anche una certa difficoltà nel reperire determinati messaggi, in questo caso esiste la funzione ricerca in base all’indirizzo che consente di individuare il/i messaggi in base a vari criteri combinandoli anche tra loro (fig. 16).

All’interno della casella bisognerà digitare il nome o la parola che potrebbe essere contenuta all’interno dell’indirizzo, dell’oggetto o del corpo del messaggio.

Ordinare i messaggi

I messaggi possono essere anche ordinati in base a determinate informazioni visualizzate come quelle relative all’oggetto, alla data, al file allegato, ecc (fig. 17), l’ordinamento sembra essere molto simile alla voce Dettagli nella finestra del PC per visualizzare i file, ed è una funzione molto importante perché consente di agevolare la ricerca.

Gestione delle colonne dei messaggi

Gmail non consente di ordinare i messaggi come abbiamo appena visto e ne di aggiungere altre colonne all’interno delle intestazioni dei messaggi, però consente di organizzare i messaggi in entrata mediante schede predefinite che raggruppano i messaggi per tipologia, per esempio promozionali o provenienti dai social, email di conferma, email di aggiornamento o email di gruppi online.

Questa voce può essere attivata mediante il pulsante Impostazioni > Posta in arrivo > Seleziona le schede da attivare (fig. 18).

Cartelle ed etichette

Molto efficace risulta essere un metodo dove le email possono essere organizzate spostandole all’interno di cartelle create secondo una propria logica, queste possono essere spostate manualmente oppure possono essere trasferite al loro interno mediante delle regole /caratteristiche che dirotteranno i messaggi verso quella destinazione, inoltre Gmail offre anche la possibilità di ordinare i messaggi mediante l’uso di Etichette (fig. 19) disponibile all’interno dell’apposita icona del menu di intestazione dei messaggi.

Quindi attivando la voce Gestisci etichette vengono attivati gli strumenti per gestire quelle esistenti e se desideriamo crearne una nuova basterà digitare il nome della casella di testo e Inserisci un nome per la nuova etichetta > Crea nuova etichetta (fig. 20), questo sarà spostato in una cartella al momento dell’assegnazione.

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Eliminare un messaggio

All’interno di Gmail è possibile eliminare uno o più messaggi selezionati mediante la voce o casella Elimina (fig. 21), ed il messaggio non sarà eliminato direttamente ma sarà spostato all’interno dell’etichetta Cestino, a sua volta sarà possibile eliminarlo mediante la voce Svuota cestino adesso (fig. 22), in questo caso i messaggi saranno eliminati definitivamente, inoltre ricordiamo che questi saranno eliminati automaticamente dopo 30 giorni.

Calendari

Google mette a disposizione un’applicazione per la gestione dei calendari, Google calendar, utilizzabile all’interno di Gmail attraverso il web oppure al seguente indirizzo https://www.google.com/calendar/.

All’apertura questa si presenterà con la tipica facciata del calendario settimanale ed al suo interno oltre al campo ricerche saranno visibili diversi pulsanti per cambiare la visualizzazione, giorno che consente di vedere gli appuntamenti del giorno, settimana, mese e 4 giorni (fig. 23).

Creazione di un evento

Se desideriamo aggiungere un evento al calendario basterà cliccare sulla voce Crea che ci porterà all’interno del seguente modulo da compilare (fig. 24).

Al suo interno sarà possibile personalizzare gli eventi temporali come data e ora di inizio e fine, inoltre potremo definire anche il luogo, il calendario in cui dovrà essere salvato nel caso in cui siano presenti più calendari, descrizione per inserire i dettagli dell’evento, colore che consentirà di distinguere l’evento, ecc entrando in Altre opzioni (fig. 25).

Se vogliamo modificare i dati di un appuntamento possiamo farlo trascinando l’evento all’interno di un’altra posizione, oppure doppio clic sull’evento da modificare e modifichiamo i dati.

Aggiungere invitati

Se vogliamo invitare persone al nostro evento troveremo all’interno del modulo di modifica lo spazio Aggiungi invitati (fig. 26), e all’interno dell’apposita casella di testo basterà digitare l’indirizzo email degli invitati, e dopo averlo aggiunto potremo inviare l’invito cliccando sull’apposito link di invio mail e se abbiamo aggiunto qualche invitato di troppo, sarà possibile rimuoverlo attraverso l’icona X posta a destra del relativo indirizzo di posta.

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